Nuovi strumenti per la comunicazione in azienda (1)

Lorenzo Zimolo -

comunicazione in azienda

Uno dei mantra che i consulenti aziendali ripetono spesso durante le loro ispezioni riguarda l’importanza della condivisione di conoscenza e della comunicazione in azienda.
Non mi occupo di strategie e organizzazione aziendale, ho una formazione tecnica, per cui non ti annoierò con discorsi fumosi. In questa serie di articoli, invece, presenterò alcuni strumenti che possono migliorare l’aspetto della comunicazione in azienda, basandomi sull’esperienza maturata in Sinesy.
In particolare parlerò di alcune delle applicazioni che compongono la suite  G Suite di Google che possono veramente aiutarti grazie alle funzioni di condivisione integrate, in particolare Gmail, Documenti, Drive, Calendar e Google+.

La visione parte dall’alto

Prima di iniziare però devo premettere che l’adozione di uno o più di questi strumenti è la conseguenza non tanto di una scelta tecnica, quanto della visione e delle politiche dettate dai vertici della vostra azienda, in materia di organizzazione, circolazione delle informazioni comunicazione in azienda, fiducia nei dipendenti e processi aziendali. In alcuni casi infatti, le aziende devono rispettare leggi molto restrittive sulla privacy, ma non affrontero’ l’argomento in questa sede.

La protezione dei dati

In particolare, parlando di Google Apps, gli amministratori delegati (o più frequentemente i responsabili dei sistemi informativi) sollevano diverse preoccupazioni riguardo la protezione dei dati, la fedeltà dei collaboratori, la possibile fuoriuscita di informazioni confidenziali. Rispondo sempre a queste obiezioni che ci sono molti modi con cui un collaboratore può sottrarre o pubblicare dati riservati a cui ha accesso (ignoriamo per il momento le casistiche di accesso fraudolento) se veramente lo vuole. Inoltre, gli standard di sicurezza sono certamente superiori a quelli che la maggior parte della aziende possono mettere in campo al loro interno.
Questa sfiducia non è l’approccio ideale alle tecnologie web: si abbandona a priori l’idea di adottare strumenti che possono far guadagnare in efficienza quando il problema riguarda, principalmente, i comportamenti delle persone e non gli strumenti.
Certo, le applicazioni devono permettere di decidere in modo molto granulare come gli utenti accedono e condividono i dati (e vi sono certamente margini di miglioramento), ma se un collaboratore vuole sottrarre o copiare dati aziendali e divulgarli, troverà il modo di farlo anche nell’ambiente più controllato: in questo caso si deve agire in altri modi, ad esempio con azioni legali o attività di informatica forense.

La nuova comunicazione in azienda con il G Suite

In breve, eccetto per situazioni particolari, non ci sono scuse tecniche per non provare questi strumenti, una volta che l’azienda si pone come obiettivo il miglioramento della comunicazione. Il G Suite ha un periodo di prova di 30 giorni proprio per questo.

Nel prossimo articolo…

Nel successivo articolo presenterò l’applicazione forse più sconosciuta e a torto vista con diffidenza negli ambienti aziendali tradizionali: Google Plus, il social network per le aziende.
Alla prossima!