Abstract
Disciplina per la gestione, la ricerca, l’accesso e la conservazione di documenti, tipicamente in formato digitale.
Definizione
La gestione documentale è una pratica che consiste nel depositare documenti all’interno di un sistema informatico che prende il nome di “Sistema di Gestione Documentale” (in inglese DMS – Document Management System).
I documenti devono essere in formato digitale o devono essere tradotti da cartaceo a digitale per poi essere memorizzati nel DMS stesso, manualmente o con procedure automatizzate.
Caratteristiche funzionali tipiche di un sistema documentale sono:
- archiviazione di documenti in un repository centrale unico
- organizzazione di documenti in strutture (tipicamente ad albero) personalizzabili
- possibilità di associare attributi (o metadati) al documento, usati come descrizione strutturata di caratteristiche e come parametri per la ricerca
- possibilità di ricercare un documento tramite la struttura ad albero, piuttosto che la ricerca per attributi o la ricerca di testo nel documento (full text search)
- gestione delle revisioni di un documento, in modo che sia accessibile la storia dello stesso
- definizione di utenti e gruppi di utenti nel sistema
- gestione granulare degli accessi al singolo documento. Ogni utente può compiere solo determinate azioni su uni specifico documento o struttura (ad esempio visione, modifica, cancellazione, aggiunta, modifica metadati, download, …)
- possibilità di definire un workflow documentale, ovvero una serie di stati attraverso i quali il documento passa tramite azioni automatiche o manuali. Si pensi ad esempio al flusso bozza -> pubblicato -> obsoleto -> ritirato
In aggiunta si possono citare altre funzioni desiderate:
- disponibilità di differenti dispositivi
- disponibilità dia web
- interfacciamento con sistemi di directory aziendale
- possibilità di riconoscimento ottico del testo in documenti immagine (OCR)
Il valore aggiunto dato da un sistema documentale è determinato dai seguenti aspetti:
- riduzione costi dovuta alla dematerializzazione dei documenti
- accesso semplificato ai documenti, anche da remoto
- possibilità di backup anche in posizioni geografiche diverse (un archivio carteceo è difficilmente duplicabile o a costi elevati)
- alta protezione dei dati dovuta alla gestione degli accessi fine
- semplificazione douta ad unico archivio aziendale gestibile da personale non necessariamente informatico
- velocità nella ricerca di ciò che serve
- elevata sicurezza e monitoraggio degli accessi, per qualunque operazione venga fatta, dal semplice accesso, alla modifica, al download
All’interno di un sistema informatico, i DMS consentono tipicamente di interfacciarsi con sistemi esterni per essere interrogati da altre applicazioni e rendere possibile l’integrazione
con sistemi quali CRM, ERP, PLM, ecc..
Esempi di prodotto
- Alfresco
- Sharepoint
- Arxivar
- Documentum
Riferimenti
https://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system#Standardization
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