Gestione Documentale

Abstract

Disciplina per la gestione, la ricerca, l’accesso e la conservazione di documenti, tipicamente in formato digitale.

Definizione

La gestione documentale è una pratica che consiste nel depositare documenti all’interno di un sistema informatico che prende il nome di “Sistema di Gestione Documentale” (in inglese DMS – Document Management System).

I documenti devono essere in formato digitale o devono essere tradotti da cartaceo a digitale per poi essere memorizzati nel DMS stesso, manualmente o con procedure automatizzate.

Caratteristiche funzionali tipiche di un sistema documentale sono:

1. archiviazione di documenti in un repository centrale unico
2. organizzazione di documenti in strutture (tipicamente ad albero) personalizzabili
3. possibilità di associare attributi (o metadati) al documento, usati come descrizione strutturata di caratteristiche e come parametri per la ricerca
4. possibilità di ricercare un documento tramite la struttura ad albero, piuttosto che la ricerca per attributi o la ricerca di testo nel documento (full text search)
5. gestione delle revisioni di un documento, in modo che sia accessibile la storia dello stesso
6. definizione di utenti e gruppi di utenti nel sistema
7. gestione granulare degli accessi al singolo documento. Ogni utente può compiere solo determinate azioni su uni specifico documento o struttura (ad esempio visione, modifica, cancellazione, aggiunta, modifica metadati, download, …)
8. possibilità di definire un workflow documentale, ovvero una serie di stati attraverso i quali il documento passa tramite azioni automatiche o manuali. Si pensi ad esempio al flusso bozza -> pubblicato -> obsoleto -> ritirato

In aggiunta si possono citare altre funzioni desiderate:

1. disponibilità di differenti dispositivi
2. disponibilità dia web
3. interfacciamento con sistemi di directory aziendale
4. possibilità di riconoscimento ottico del testo in documenti immagine (OCR)

Il valore aggiunto dato da un sistema documentale è determinato dai seguenti aspetti:

• riduzione costi dovuta alla dematerializzazione dei documenti
• accesso semplificato ai documenti, anche da remoto
• possibilità di backup anche in posizioni geografiche diverse (un archivio carteceo è difficilmente duplicabile o a costi elevati)
• alta protezione dei dati dovuta alla gestione degli accessi fine
• semplificazione douta ad unico archivio aziendale gestibile da personale non necessariamente informatico
• velocità nella ricerca di ciò che serve
• elevata sicurezza e monitoraggio degli accessi, per qualunque operazione venga fatta, dal semplice accesso, alla modifica, al download

All’interno di un sistema informatico, i DMS consentono tipicamente di interfacciarsi con sistemi esterni per essere interrogati da altre applicazioni e rendere possibile l’integrazione

con sistemi quali CRM, ERP, PLM, ecc..

Esempi di prodotto

• Alfresco
• Sharepoint
• Arxivar
• Documentum

Riferimenti

https://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system#Standardization