Nuovi strumenti per la comunicazione in azienda (4): Google Drive

Lorenzo Zimolo -

Comunicazione aziendale

Nelle puntate precedenti ho presentato Google+ e mostrato come può essere utile in azienda per rendere più immediata,  in termini di facilità d’uso e di tempi, la comunicazione aziendale. I social network come G+, anche quelli rivolti alle aziende, sono fatti per condividere e commentare immagini, video, link e brevi notizie, non documenti o testi complessi.

Google Drive, come “strumento” per la condivisione dei documenti

Una volta che ci si è abituati alla semplicità della condivisione, la si vorrebbe replicare anche in altre situazioni. Si risparmia tempo (parecchio) e si evitano problemi (vedremo quali).
Pertanto le domande che ci poniamo sono:

  • è possibile scrivere un documento a quattro o più mani in un tempo effettivamente ridotto?
  • posso modificare il documento simultaneamente ad altre persone che non si trovano vicino a me?
  • posso garantire di non perdere o modificare irreversibilmente un documento, senza dover per forza creare una copia di backup?
  • come si può gestire l’esigenza di scrivere un documento strutturato in capitoli, paragrafi e contemporaneamente preservare la modalità collaborativa che ci piace?
  • come faccio a condividere un documento con la stessa semplicità vista in precedenza per G+ o degli altri strumenti analoghi?
  • posso assicurarmi che solo le persone autorizzate da me vedano il documento?
  • posso evitare che il documento venga modificato, ma solo letto?

Alcuni di questi punti si possono ottenere con gli strumenti classici, tipo Microsoft Office o Libre/Open Office. Ma dal momento che tali prodotti sono stati pensati per la produttività personale e non collaborativa, non rendono facile lavorare in team.

Esempio pratico di lavoro di gruppo

Stamattina il mio responsabile Davide ha chiesto ad un gruppo di persone in Sinesy di rispondere ai dubbi sollevati da un cliente riguardo la migliore modalità per realizzare applicazioni mobile su diverse piattaforme. Alcune delle persone coinvolte erano in ufficio, altre fuori sede.
In un ambiente tradizionale cosa poteva fare Davide? Aveva alcune opzioni, ad esempio:

  • indire una riunione per parlare dell’argomento, raccogliere le idee e stendere un documento. Ma le persone fuori sede non avrebbero potuto partecipare e in ogni caso non tutti sarebbero stati disponibili quel giorno, nello stesso momento.
  • comunicare a tutti l’esigenza, magari tramite mail, attendere le risposte sempre via mail e poi fonderle in modo coerente. Nessuno però avrebbe conosciuto e potuto leggere in tempo utile i contributi degli altri, per correggerli o commentarli.
  • comunicare a tutti l’esigenza, magari tramite mail, creare un documento Word da posizionare in qualche posto raggiungibile da tutti e attendere le modifiche di ciascuno. Ancora una volta sorge un problema: dove mettere il file? In LAN su file server? Su Dropbox? Poi, anche se vi fosse un punto di condivisione unico, le persone si dovrebbero accordare per modificare il file uno per volta, oppure sarebbe necessaria un’attività manuale di fusione dei contributi…

Potremmo pensare a tante altre modalità, ma nessuna sarebbe senza pecche.

Il desiderio…

Per facilitare la comunicazione aziendale sarebbe bello che:

  • Davide potesse comunicare l’esigenza a chi è in sede e a chi è fuori;
  • il file si trovasse in un posto raggiungibile da tutti, in sede o fuori;
  • ognuno potesse contribuire quando gli è più agevole, senza mettersi d’accordi a priori;
  • il file non fosse bloccato e reso inaccessibile da modifiche altrui, ma fossero possibili modifiche simultanee;
  • tutti potessero commentare o correggere le proposte altrui;
  • Davide non dovesse perdere tempo a raccogliere manualmente i contributi e riscrivere un documento da zero, ma correggere e adeguare il testo alle sue esigenze partendo da un unico file già pronto;
  • Mauro, attualmente in treno, potesse effettuare modifiche da tablet o smartphone;
  • solo le persone da coinvolgere venissero notificate e avessero i permessi necessari;
  • tutti potessero vedere cosa gli altri hanno scritto per non duplicare risposte e informazioni o per commentare e proporre modifiche;
  • a seguito di commenti, le altre persone venissero avvisate;
  • il file si salvasse in automatico, perché Mauro potrebbe perdere la connettività durante il suo viaggio;
  • il file fosse versionato, in modo che se Davide preferisse vedere un contenuto eliminato possa farlo;
  • Mauro, una volta persa la connettività, potesse lavorare off-line e poi sincronizzare il suo lavoro in automatico appena possibile;
  • il tutto avvenisse in modalità sicura e quindi crittografata;
  • in caso di collaborazione tra persone, queste potessero comunicare anche a distanza in modo immediato.

 …la comunicazione aziendale – the Google way

Come può Davide ottenere il suo risultato evitando molti grattacapi e risparmiando anche il suo tempo e quello degli altri?

La soluzione viene da G Suite e in particolare da Google Drive. Vediamo come snellire la comunicazione aziendale.

archiviazione-documentale

  1. Davide crea un documento (di tipo word processor) in Google Drive, dandogli poi un nome significativo;
  2. copia il contenuto della richiesta dalla mail del cliente nel documento. Peccato, se anche il cliente avesse avuto G Suite o per lo meno un account gratuito di Gmail questo passo poteva essere evitato!
  3. condivide il documento con le persone che vuole coinvolgere, indicando le sue esigenze;
  4. le persone vengono avvisate via mail che Davide ha condiviso un nuovo documento e richiede un contributo;
  5. ognuno, avendo i permessi per entrare e attraverso il link della mail, apre il file (lo stesso file per tutti!) e lo modifica. Le modifiche simultanee sono gestite e ognuno vede in tempo reale cosa stanno scrivendo gli altri, può commentare i contenuti e proporre correzioni;
  6. alla fine Davide si trova il documento già compilato: non resta che  sistemare la formattazione, i contenuti e inviare al cliente una versione Pdf non modificabile direttamente dall’editor.

Cosa rende Google Drive diverso?

Tutte le funzioni viste sopra (e molte altre) sono fruibili tramite i documenti Google, che permettono di scrivere testi, spreadsheets e presentazioni in modalità collaborativa.

In un articolo di blog non si possono spiegare tutte le opzioni presenti nelle varie tipologie di documenti, per le quali si rimanda alla documentazione ufficiale [1] . Ma vale la pena citare le peculiarità che rendono il sistema di Google diverso dagli altri. E ottimale per la comunicazione aziendale.
Accesso multipiattaforma: i documenti si possono usare da browser (meglio se Chrome) su Windows, Mac, Linux. Esistono anche le applicazioni native per smartphone e tablet iOS e Android.

archiviazione-documentale-2
Condivisione semplice: tramite Google Drive è facile condividere i documenti tra collaboratori, senza inviarli in allegato, in modo che tutti vedano l’ultima versione e vi possano lavorare.
Editing simultaneo: più persone possono collaborare simultaneamente allo stesso documento, vedendo chi è in quel momento al lavoro, cosa sta facendo e potendo anche interagire via chat, direttamente all’interno del documento.
Commenti e revisioni: ogni utente può essere abilitato a commentare un documento, senza poter fare modifiche. Oppure, se abilitato per la modifica, può decidere che le correzioni vengano evidenziate in modo che gli altri redattori le approvino.
Versioni: le modifiche che ogni utente fa ad un documento vengono registrate in modo da poter essere eliminate, tornando alla versione precedente del documento.
Export: è possibile esportare i documenti Google negli equivalenti formati Microsoft Office, piuttosto che Pdf, Html o altri, a seconda dei casi. Il file può essere inviato come allegato via mail o condiviso via mail ai collaboratori o altre persone.
Off-line: è previsto l’utilizzo dei documenti anche senza connettività Internet. Per farlo è sufficiente installare un’estensione di Chrome, la quale scarica in locale i documenti più recenti. E’ possibile modificarli e poi sincronizzarli alla successiva connessione.
Componenti aggiuntivi: è disponibile una galleria di componenti aggiuntivi che consente di estendere le funzionalità.
Videoconferenza: è possibile aprire i documenti condivisi anche durante una sessione di video conferenza tramite lo strumento Hangouts.

Conclusioni

Google Drive modifica veramente la comunicazione aziendale perché modifica il modo di lavorare e collaborare. Infatti riduce, specie in caso di modifica in parallelo da parte di un gruppo di persone, il tempo di produzione dei documenti, evitando la fusione di contenuti, la diffusione incontrollata di copie degli stessi e rendendo possibile la comunicazione durante la modifica in vari modi. In più la possibilità di esportare nei formati Office, PDF e altri consente di interagire anche con persone che non hanno un account Google!
Le stesse funzioni viste sono utilizzabili anche tramite la versione gratuita di Gmail, per cui cosa aspetti? Crea il tuo documento, condividilo e sperimenta la vera collaborazione tra persone! In poche parole, facilita la comunicazione aziendale.

Riferimenti

[1] Documentazione Google Documenti – https://support.google.com/docs/?hl=it#topic=1382883

 

Leggi anche:

Nuovi strumenti per la comunicazione in azienda (1)
Nuovi strumenti per la comunicazione in azienda (2): Google Plus
Nuovi strumenti per la comunicazione in azienda (3): le community Google