Ciak, si gira un Webinar! Perché farlo, in che occasione e come? Perché una PMI dovrebbe approciarsi al mondo dei Webinar? Quando pianificare la tua serie di Webinar e come? Ecco alcuni consigli per cominciare con il piede giusto.

Caterina Toffolo -

come si fa un webinar

Il Webinar: strumento sottovalutato dalla maggior parte delle aziende, canale di contatto importantissimo per molte altre che, con elevata frequenza, lo utilizzano a fini informativi e perché no, anche come fonte di guadagno.
Nella nostra azienda lo abbiamo sperimentato di recente ottenendo riscontri molto positivi. Segnale che non dobbiamo pensare di relegare questo strumento solo nelle mani dei pezzi grossi o degli Osservatori che utilizzano questo mezzo per diffondere e condividere i dati raccolti e le conseguenti analisi. Chiunque, anche una piccola-medio Impresa può cimentarsi periodicamente in questa attività. A quale scopo? E soprattutto: come si fa un webinar? E qual è l’occasione giusta per registrarne uno? Se stai cercando valide motivazioni per lanciarti in questa piccola avventura digitale e se vuoi conoscere le basi per iniziare a masticare il tema e apparire nel mondo del Web, tieni gli occhi incollati allo schermo e continua a leggere, perché sei nel posto giusto!

Partendo dalle basi: cos’è un Webinar?

Il Webinar viene tradotto letteralmente con “seminario online”. A me piace definirlo come una specie di “lezione digitale interattiva” che poi rimane disponibile anche a chi non ha potuto parteciparvi in tempo reale.
Infatti il Webinar ha un tempo preciso di esecuzione, un orario in cui tutti possono collegarsi e seguire quello che viene definito “il bello della diretta”. Dal lato utente, il pro di seguirlo in tempo reale è sicuramente quello di poter poi interagire con il relatore (o i relatori), scrivendo in chat tutte le domande e i dubbi sull’argomento. A fine Webinar solitamente i relatori ritagliano uno spazio di tempo per rispondere a tutte le richieste degli spettatori che hanno interagito con la chat. A chi invece si è iscritto, ma in quel determinato orario o giorno non riesce a prendere parte alla “lezione digitale”, viene fornito in seguito tutto il materiale del Webinar e le registrazioni, per vederlo quando e dove vuole.

Questo è di certo il momento giusto per domandarsi: ma quindi a beneficiarne sono solo gli spettatori? Certo che no! Un’azienda che decide di andare in scena grazie ai Webinar, ha una grande opportunità per generare Lead a target, interessati dunque agli argomenti che offre. Inoltre, e da non sottovalutare, l’aumento della considerazione online. Più Webinar crei con contenuti interessanti e innovativi su un determinato argomento, più accrescerai la tua Brand Reputation, apparendo anche nel Web come un massimo esperto del settore.

Come si fa un Webinar: cosa avere a disposizione

  • Il Computer, ovviamente!
  • Una Webcam esterna per una miglior qualità video, con la webcam incorporata al computer c’è il rischio di ottenere una bassa risoluzione compromettendo il risultato finale.
  • Un piccolo cavalletto per la Webcam, da posizionare di fronte ai relatori. Decidi tu che tipo di inquadratura fare, l’importante è dare la giusta visibilità e risalto ai relatori, cercando di metterli a loro agio (avere di fronte una telecamera non è semplice per nessuno, ma in particolar modo se sei alle prime armi).
  • Cura la scenografia. Ebbene sì, anche l’occhio vuole la sua parte, e tutto quello che compare dietro ai nostri relatori ha la sua rilevanza agli occhi di chi guarda. Ti consigliamo uno sfondo sobrio, senza troppi mobili o quadri. Potresti posizionare dei Banner, se la tua azienda li ha e li utilizza.
  • L’audio è un elemento importantissimo nei Webinar; ciò che più conta affinchè il messaggio da trasmettere arrivi diretto e senza fastidiosi intoppi ai destinatari. Sui microfoni da utilizzare, non risparmiare! Prendi dei Mini Microfoni con clip, da poter attaccare direttamente al Computer. Prediligi quelli con il rivestimento in spugna. ideali perché riducono i rumori di fondo e fanno risultare la voce più naturale e meno metallica.
  • Delle belle slide a supporto dello speech. Affidati al gusto estetico di un buon grafico! Anche l’occhio vuole la sua parte, e non vorrai di certo che gli spettatori ti giudichino antiquato per via di una grafica obsoleta e non all’altezza dei contenuti che proponi.
  • Luci Soft Box, nel caso in cui la luce naturale o quella della stanza non vadano bene per le riprese, compromettendo la buona riuscita del Webinar.
  • Assicurati di avere un cavo di rete a portata di laptop…La connessione è tiranna, e nei Webinar troppe disconnessioni non perdonano!

Come si fa un Webinar: gestione del tuo evento digitale

Per promuovere e gestire al meglio il tuo Webinar ci sono alcuni step da seguire passo passo che non puoi tralasciare:

  1. Prima di organizzare il tutto, valuta con attenzione che argomento trattare. Analizza le keyword e le ricerche degli utenti nell’ultimo periodo per capire le curiosità e i bisogni del tuo target e catturare la sua attenzione.
  2. Scegli con attenzione la piattaforma più adatta per il tuo Webinar e i tuoi obiettivi. Ce ne sono tantissime, adatte a ogni esigenza. Scriveremo prossimamente un articolo dedicato alle migliori piattaforme disponibili…Continua a seguirci!
  3. Una volta capito l’argomento e decisa la data, prepara una Landing Page accattivante che instilli curiosità e dia le giuste motivazioni per iscriversi. Gestisci le iscrizioni tramite un database e un sistema di Marketing Automation, se preferisci utilizza Eventbrite o, ancora più semplice, con un Google Form collegato a un foglio Excel (occhio alla privacy!).
  4. Promuovi la tua Landing calcolando bene le tempistiche: né troppo presto rispetto alla data dell’evento, né troppo tardi. Rischi che le persone se ne dimentichino o prendano altri impegni e non riescano a seguirti.
  5. Prepara una serie di Email per i tuoi iscritti: la prima contenente il link utile per seguire il Webinar, una come reminder qualche giorno prima e una il giorno stesso poche ore prima.
  6. Prepara dei post promozionali per i Social e promuovili a seconda del tuo Budget.
  7. È il grande giorno! Controlla tutto l’occorrente dalla lista qui sopra e…Ciak si gira!

Ora sai come organizzare il tuo Webinar ma non sai a quale piattaforma affidarti? Continua a seguire Marketing Technology, lo scoprirai nei prossimi articoli!

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